Korona-poikkeusajan UKK Rovaniemellä

Miksi kirjastot ovat olleet kiinni?

Hallitus totesi 16.3. yhteistoiminnassa tasavallan presidentin kanssa Suomen olevan poikkeusoloissa koronavirustilanteen vuoksi. Tiistaina 17.3 valtioneuvosto antoi valmiuslain käyttöönottoasetuksen eduskunnalle.  Hallituksen antaman päätöksen mukaisesti Rovaniemen kaupungin poikkeusolojen johtoryhmä päätti, että kaupungin kirjastot ja kirjastoautot, maakuntamuseo, nuoriso- ja kerhotilat, Lappia-talo ja kulttuuritalo Korundi suljettiin keskiviikosta 18.3. alkaen.

Mitä te teitte kirjastossa, kun olitte töissä, mutta kirjasto oli kiinni?

18.3. – 1.4. välillä henkilökunta suoritti työhön kuuluvaa kokoelmanhoitoa, suunnitteli ja siirsi palveluita verkkoon, osallistui koulutuksiin jne. Koska yli 10 hengen kokoontumiset oli kielletty, valtaosa työntekijöistä siirtyi etätöihin. 1.4. Rovaniemen kaupungin poikkeusolojen johtoryhmä totesi, että kirjaston työntekijät ovat poikkeusolojen vuoksi työstä estyneitä ja henkilökunta määrättiin pois työpaikoilta 2.4. alkaen. Työpaikalle jäi 8 virka- ja toimihenkilöä, jotka huolehtivat mm. kirjaston sähköisistä palveluista, kirjaston päivystävästä puhelimesta, kirjaston ulkoisesta ja sisäisestä tiedotuksesta, kehittämishankkeista sekä talous- ja henkilöstöhallinnosta.

Miksi en saanut kirjaa hyllystä, vaikka henkilökuntaa on ollut töissä?

VN:n määräyksen mukaisesti kirjastot  suljettiin 18.3. alkaen. VN:n ja THL:n ohjeistuksen mukaisesti lainaustoiminta tuli keskeyttää samaan aikaan. Myös lainojen palautukset keskeytettiin THL:n suositusten mukaisesti. 2.4. alkaen henkilökunnan valtaosa siirrettiin joko korvaaviin töihin tai katsottiin olevan töistä estyneitä. Jäljelle jäänyt henkilöstö jäi huolehtimaan kriittisimmistä tehtävistä. Ks. edellinen kysymys.

Miksi kirjaston ovia ei avattu, vaikka henkilökunta oli töissä?

VN:n määräyksestä kansalaisten terveyden ylläpitämiseksi ja pandemian hillitsemiseksi kirjastot piti sulkea 18.3. alkaen. Samalla yli 10 hengen kokoontumiset kiellettiin ja turvaväliksi suositeltiin 2 metriä. Lisäksi kirjastoihin palautuvalle aineistolle suositeltiin 3 päivän karanteenia ja/tai desinfiointia. Näiden rajoitusten vuoksi ovien avaaminen oli sekä määräysten vastaista että asiakkaiden ja henkilökunnan turvallisuuden takaamiseksi mahdotonta.

Miksi Rovaniemen kaikkia kirjastoja ei avattu 4.5. kun siihen tuli hallitukselta lupa? 

3.5. tiedotustilaisuudessa Valtioneuvosto salli aineiston uloslainaamisen 4.5. alkaen. Samalla ilmoitettiin myös, että kirjastojen tilojen avaaminen on sallittua vasta 1.6. alkaen. VN ei mitenkään ohjeistanut mitä “uloslainaaminen” tarkoittaa tilanteessa jossa kirjastojen tilat tulee pitää suljettuina, joten kirjastot odottivat AVI:n ohjeistuksen asiasta. Lisäksi Rovaniemen kaupunginkirjaston henkilökunta oli pääosin joko korvaavissa töissä tai lomautettuna. Uloslainaus, eli varausten noutaminen voitiin aloittaa 11.5. kun osa henkilökunnasta sai luvan palata töihin.

Miksi Rovaniemellä avattiin vain pääkirjasto 11.5.?

Koska Rovaniemen kirjaston henkilökunnasta suurin osa oli töistä estynyttä tai korvaavissa töissä, asiakkaille ja henkilökunnalle turvallinen uloslainaaminen, eli varausten nouto, pystyttiin aloittamaan vasta 11.5. vain pääkirjastolla.

Miksi pääkirjaston palveluaika oli 11.5. alkaen vain 10 – 15?

Valtaosa kirjaston henkilökunnasta oli joko korvaavissa töissä tai lomautettuna. Koska Rovaniemen pääkirjasto toimii myös Lapin kirjastojen aineistokuljetuksen solmukohtana, tarvittiin myös aamuvuoroon työntekijöitä. Kun 18.5. alkaen osa henkilökunnasta saatiin takaisin kirjaston töihin niin aukioloaikaa voitiin jatkaa kello 18.00 saakka.

Miksi ei päässyt tulostamaan tai kopioimaan?

VN:n määräyksessä, joka perustui sekä asiakkaiden että henkilökunnan turvallisuuteen, kehotettiin välttämään oleskelua kirjaston tiloissa. AVI:n kirjastoja koskevassa täsmentävässä ohjeistuksessa kehotettiin välttämään asiakaskoneiden ja -laitteiden käyttöä.

Miksi koulujen lainoja ei saanut palauttaa aiemmin?

Koulun luokkakorteilla lainatun aineiston eräpäivät jatkettiin elokuuhun saakka. Näin toimittiin siksi, koska henkilöstö oli töistä estynyttä, eivätkä kirjastoautot olleet liikenteessä. Kirjojen hakeminen kaikilta kouluilta oli näin ollen mahdotonta järjestää toisaalta koska kirjastoautot eivät olleet käytettävissä, toisaalta koska henkilökuntaa ei ollut riittävästi töissä. Oppilaiden omilla korteilla lainattu aineisto pyydettiin palauttamaan 1.6. alkaen omaan lähikirjastoon, jolloin lähikirjastot aukenivat. Tätä toivottiin sen vuoksi, että koska pääkirjasto oli ainut avoinna oleva toimipiste, niin palautukset olisivat ruuhkautuneet. Palautusluukun kautta palautetun aineiston rekisteröitymistä pois asiakkaan lainoista ei olisi voitu taata juurikin ruuhkautumisen vuoksi. Kts. seuraava kysymys.

Miksi palautuslaatikkoon palauttamani laina näkyy/näkyi minulla edelleen?

Palautuslaatikkoon asiakkaan jättämät lainat tallentuvat palautetuiksi järjestelmään vasta, kun virkailija palauttaa ne. Palautuksia tuli niin paljon, että kaikkia ei ennätetty palauttaa saman tien. Tämän vuoksi syntyi viivettä, ennenkuin kaikki palautukset saatiin käsiteltyä ja palautukset kirjautuivat järjestelmään ja poistuivat asiakkaan lainoista.
Koska palautukset tallennetaan käsin, on inhimillinen virhe mahdollinen, etenkin näissä palautusmäärissä. Osaa palautettua aineistoa ei ennätetty hyllyttämään, ja sen vuoksi kadoksissa olevia palautettuja ei pystytty tarkistamaan kiinniolon aikana.

Miksi varauksia ei voinut noutaa omasta lähikirjastosta?

Kts. vastaus kysymyksestä: Miksi Rovaniemellä avattiin vain pääkirjasto?

Miksi noutoilmoituksessa lukee esim. Korkalovaara, vaikka varaus on noudettava pääkirjastosta?

Varaukset siirrettiin kaikista lähi- ja kyläkirjastoista pääkirjastolle noudettavaksi 11.5. lähtien. Tarkoitus on siirtää noutamattomat varaukset alkuperäisiin noutopaikkoihin kun kirjastot pystytään jälleen avaamaan. Noutoilmoitusten sisällön muuttaminen ei ollut teknisesti yksinkertaista, joten päätettiin, ettei viestejä muuteta. Asiakkaille pyrittiin viestimään mahdollisimman monella kanavalla poikkeuksellisesta noutopaikasta. 1.6. alkaen varaukset ovat taas noudettavissa omasta toimipaikasta. Poikkeuksen muodostaa kirjastoauton varaukset, jotka ovat noudettavissa Saarenkylän toimipisteestä siihen saakka kunnes autot pääsevät taas liikenteeseen.

Miksi en ole saanut ilmoitusta varauksesta, vaikka tein sen jo aiemmin?

Kirjastojen sulkuaikana asiakkaat eivät voineet noutaa varauksia,  joten kirjastojen viestintä asiakkaille keskeytettiin.

Miksi en saanut samaan aikaan varaamiani kirjoja samaan aikaan?

Varaukset tulevat näkyville kirjaston järjestelmään, minkä perusteella henkilökunta kerää ne hyllystä. Varaukset näkyvät järjestelmässä aineiston mukaan järjestyksessä, eivät asiakkaan mukaan.  Osa varauksista voi myös muissa kirjastoissa, joten niiden kuljettamiseen noutokirjastoon kuluu aikaa.

Miksi muissa kirjastoissa paikalla oleva aineisto ei ole tullut minulle, vaikka tein varauksen?

Poikkeusolojen aikana kirjastojen väliset kuljetukset eivät olleet toiminnassa eivätkä varaukset siis liikkuneet kirjastojen välillä. Kirjastojen välinen Rekku-kuljetus käynnistyi 25.5. alkaen portaittain.

Miksi viestissä ei lukenut varaustunnistetta / varattua kirjaa / noutopäivää?

Nämä viestit ilman ko. tietoja ovat ne viestit, jotka syntyivät kirjastojen ollessa kiinni.   Viestit lähetettiin vasta kun pystyimme avaamaan kirjastot noutoja varten.
Kirjastojärjestelmän rajoitteiden vuoksi kaikille asiakkaille lähetettiin samanmuotoinen viesti, että asiakkaalla on noudettavia varauksia.

Miksi varausten noutoaikoja oli jaettu monelle päivälle, esim. samalla asiakkaalla noutoaikoja ripoteltu eri päiville? 

Koska poikkeusolojen alettua maalis- ja huhtikuussa ei ollut tietoa, kuinka pitkään kirjastojen sulku kestäisi, kirjastot jatkoivat automaattisesti asiakkaiden lainojen ja varausten noutoaikoja asiakkaiden eduksi.
Varausten viimeisiä noutopäiviä siirrettiin ensin maaliskuussa toukokuulle useammalle päivälle. Sen jälkeen noutopäiviä siirrettiin 31.3. vielä eteenpäin 1.6.saakka, koska tuolloin saatiin tieto tieto, että kirjastot voitaisiin mahdollisesti avata 13.5. Noutojen eräpäivä siirrettiin tuosta avauspäivästä vielä 2 viikkoa eteenpäin, jotta asiakkaat varmasti ehtivät noutaa varaukset kirjastoista.

Voiko tehdä kaukolainatilauksia  / Milloin voi tehdä kaukolainatilauksia?

Kaukolainatilauksia aletaan käsitellä 1.6. lähtien kun yleisillä kirjastoilla on lupa avata ovensa. Otattehan huomioon, että kaukolainan saapuminen riippuu lähettäjäkirjastosta. Esim. monet oppilaitoskirjastot ovat suljettuina kesän aikana, eikä niiden aineisto ole saatavissa.

Miksi asiakaspalvelupuhelimeen ei vastattu, vaikka luki, että soittoaika on 9 – 15?

Rovaniemen päivystyspuhelimeen oli käännetty suurin osa kaupunginkirjaston puhelimista. Soittoja tuli paljon, eikä niihin kaikkiin ennätetty vastata. Sulkuajan alkuvaiheessa Rovaniemellä oli vain hallinto sekä hanketyöntekijät töissä.

Miksi verkkosivuilla oli vääriä tietoja, esim. vääriä aikoja tai palveluita?

Verkkosivuille pyrittiin päivittämään muutokset aikatauluissa ja tiedoissa mahdollisimman pian. Poikkeusolojen alkuvaiheen aikana henkilökuntaa oli töissä alle 10 henkeä, joten päivityksiä en ennätetty aina heti tehdä. Tiedotusta tehtiin monella kanavalla, joten inhimillinen unohdus jonkin sivun tietojen päivittämisestä oli mahdollinen. Lisäksi normaaliajalla päivityksistä huolehtineet henkilöt olivat töistä estyneitä.

Miksi en saa salasanaa kirjastokorttiin tekstiviestinä?

Kirjastojen ollessa suljettuina annoimme asiakkaille salasanan poikkeuksellisesti tekstiviestinä, että asiakkaat pystyivät tekemään verkkokirjastossa varauksia sekä käyttämään e-aineistoja. Tarkistimme näissäkin tapauksissa asiakkaan henkilöllisyyden.